Złożenie dokumentów następuje:
- osobiście w Urzędzie Miejskim w Żarach od pon. do pt. w godz. od 8:00 do 15:00 (Punk Informacyjny- wejście A, stanowisko obsługi opłatomatu -wejście C, stanowisko – nr 6 BOM wejście „B”)
- pocztą na adres: Urząd Miasta Żary, Pl. Rynek 1-5, 68-200 Żary
- za pomocą środków komunikacji elektronicznej na skrzynkę urzędu ePUAP

Osoba zainteresowana zakupem węgla na preferencyjnych warunkach powinna złożyć wniosek o zakup preferencyjny paliwa stałego (węgla kamiennego) dla gospodarstw domowych.
Po potwierdzeniu przez pracownika Urzędu spełnienia warunków do preferencyjnego zakupu paliwa wnioskodawca otrzyma stosowną informację. Informacja zostanie przekazana na podany we wniosku adres e-mail lub na wskazany nr telefonu, nie wcześniej niż po uprzednim otrzymaniu węgla przez miasto.
Osoba, która otrzyma taką informację będzie zobowiązana do uiszczenia opłaty za zakup węgla.
Następnie Wydział Spraw Społecznych Urzędu Miejskiego w Żarach  przekaże niezbędne dane, w tym dane wnioskodawcy oraz ilość wnioskowanego paliwa, do Przedsiębiorstwa Komunalnego PEKOM S.A. w Żarach, zajmującego się dystrybucją węgla. Pracownik tego przedsiębiorstwa ustali telefonicznie z wnioskodawcą termin wystawienia faktury (na podstawie dowodu zapłaty za węgiel) oraz miejsce i termin wydania węgla.